Dossier médical

Accéder à votre dossier médical

L’accès au dossier médical est un droit pour le patient. Il peut s’effectuer directement ou par l’intermédiaire d’un médecin désigné par le patient.

Les principes d’accès au dossier médical (Loi n°2002-303 du 4 mars 2002)

Le Code de la santé publique (art. L.1111-7) précise : « toute personne a accès à l’ensemble des informations concernant sa santé détenues par des professionnels et établissements de santé, qui sont formalisées et ont contribué à l’élaboration et au suivi du diagnostic et du traitement ou d’une action ou ont fait l’objet d’échanges écrits entre professionnels de santé (…) à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers…. »

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Qui a accès au dossier médical du patient ?

La demande de communication du dossier médical peut émaner : 

  • du patient lui-même, éventuellement représenté par une personne dûment mandatée ;
  • de la personne ayant l’autorité parentale (père, mère) ; 
  • du tuteur légal ;
  • du médecin lorsqu’il a été désigné par écrit par le patient comme intermédiaire.
  • les ayants droits (conjoint, enfants,…) en cas de décès du patient, peuvent avoir accès à certaines données médicales sauf volonté contraire exprimée par le patient avant son décès, et uniquement afin de :
    • connaitre les causes de la mort,
    • défendre la mémoire du défunt,
    • faire valoir leurs droits.

Le refus de communication du dossier médical à un ayant droit doit être motivé. Ce refus ne fait pas obstacle, le cas échéant, à la délivrance d’un certificat médical, dès lors que ce certificat ne comporte pas d’informations couvertes par le secret médical.

L’ensemble du dossier médical est communiqué, à l’exception, des informations recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique et des notes personnelles des professionnels.

En dehors de ces situations permettant la communication du dossier médical, les proches et la personne de confiance peuvent, en cas de diagnostic ou pronostic grave, recevoir des informations par l’équipe médicale pendant le séjour du patient, sauf opposition de celui-ci (art. L-1110-4 – alinéa V). 

Comment accéder au dossier médical ?

Trois modalités d’accès sont prévues : 

  • La consultation sur place avec possibilité de remise de copies de documents,
  • L'envoi d’une copie du dossier directement au patient ou au médecin qu’il aura désigné,
  • La récupération sur place (auprès du service du DIM) de la copie du dossier médical.

En pratique, le patient ou son représentant doit, pour obtenir la communication de son dossier médical, en faire la demande écrite au directeur, qui sera traitée par le Département d’Information Médicale. Il a 3 possibilités qui s’offrent à lui :

  • Remplir le formulaire directement sur place (auprès du service du DIM situé au 3ème étage de l’HPA),
  • Ecrire Directement au Directeur par voie postale (adresse notée ci-dessous),
  • Envoyer sa demande par mail (adresse notée ci-dessous), un accusé de réception lui sera envoyé dans les 48h après son envoi pour valider celle-ci.

Département d’Information Médicale (DIM)
6 avenue de la Montagne Noire
BP 30417
81108 CASTRES CEDEX
05.63.71.63.96
dim.secretariat@chic-cm.fr

Il doit joindre à sa demande une photocopie d’une pièce d’identité. Si la demande est faite par les ayants droits, ceux-ci doivent joindre une copie de tout document justifiant de leurs liens avec le défunt (livret de famille, certificat d’hérédité, extrait d’acte de naissance…).

Veuillez trouver ci-dessous les formulaires d’accès aux dossiers médicaux :

Formulaire de demande d’accès à son dossier médical

Formulaire de demande d’accès au dossier médical d’un enfant mineur ou d’un adulte protégé (tutelle…)

Formulaire de demande d’accès au dossier médical d’une personne décédée

La consultation sur place des informations est gratuite. Le patient peut se faire accompagner, lors de cette consultation, d’une personne de son choix.

Lorsque le patient souhaite la délivrance de copies d’éléments de son dossier, quel qu’en soit le support (document papier, radiographie, CD ROM…), ces copies lui sont facturées. Le montant laissé à sa charge correspond au coût de la reproduction de ces documents et, le cas échéant, de leur envoi postal. Les tarifs sont communiqués à l’avance et font l’objet d’un devis. Si le patient a souhaité recevoir par courrier la copie de son dossier médical, l’expédition sera réalisée en recommandé avec accusé de réception. 

En cas de difficulté pour obtenir la communication du dossier médical ou toute autre réclamation, il est recommandé de saisir la direction de la Patientèle (patientele.secretariat@chic-cm.fr).

Le délai de conservation du dossier médical est défini par le décret du 4 janvier 2006 relatif à l’hébergement de données de santé à caractère personnel.

Réglementairement, le dossier médical doit être conservé pendant une durée minimale de 20 ans à compter de la date du dernier séjour du patient ou de la dernière consultation externe dans l’établissement.

Pour les mineurs hospitalisés, le dossier est conservé au minimum jusqu’à leur 28ième anniversaire.

En cas de transfusion sanguine ou de don d’organes ou tissus, le dossier est conservé pendant 30 ans.

Pour répondre à ces exigences, le CHIC organise une conservation du dossier pendant 30 ans.

Cependant en cas de décès, le dossier médical sera conservé pendant 10 ans à compter de la date du décès.